مدیریت کارکنان | مدیریت حرفه‌ای منابع انسانی با این تکنیک‌ها و ابزارها

مدیریت کارکنان چه معنایی دارد؟
یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت شرکت‌ها در هر مقیاس، مدیریت حرفه‌ای منابع انسانی است. تمامی وظائف مدیریتی که در بخش منابع انسانی سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و همچنین تکنیک‌ها و استراتژی‌های کاربردی را می‌توان در مفهوم مدیریت کارکنان جستجو کرد. برای مثال فرآیندهای استخدام نیروهای کار، تخصیص وظائف، پیگیری کارهای انجام شده و ... از جمله این موارد هستند. در این مطلب از میزیتو با اهمیت مدیریت کارکنان و نیز نکات کاربردی برای مدیریت حرفه‌ای در این زمینه آشنا می‌شویم.
 

اهمیت مدیریت کارکنان در سازمان‌ها
یکی از مهم‌ترین موارد اهمیت مدیریت منابع انسانی، تاثیر آن در چگونگی گردش کار در سازمان است. اگر گردش کار به‌درستی مدیریت نشود، بهره‌وری کاهش می‌یابد. یکی از مثال این موضوع زمانی است که کارها با یکدیگر وابستگی دارند. بنابراین عدم برنامه‌ریزی زمانی باعث می‌شود برخی از نیروهای کاری برای کارهای جدید معطل بمانند و پروژه‌ها در زمان مقرر انجام نشوند. مدیریت موثر کارکنان بر تعیین وظائف، تعیین اولویت کارها و نیز وابستگی آن‌ها تمرکز دارد و کارکنان با استفاده از تکنیک‌های این روش به‌درستی می‌دانند باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهند. در ادامه با برخی از دلایل اهمیت مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها آشنا می‌شویم.

افزایش بهره‌وری کارکنان با استفاده مدیریت تعامل کارکنان
برای افزایش بهره‌وری در سازمان راهکارهای بسیار متنوعی وجود دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به استفاده از فناوری‌های نو برای خودکارسازی فرآیندها اشاره کرد. اما در کنار این موارد کارکنان نیز باید بتوانند تعامل مناسبی با یکدیگر باشند و تجربیات خود را با یکدیگر در میان بگذارند. اهمیت موضوع در مورد کارهای تیمی بسیار بیشتر است و اعضای تیم‌های کاری باید از طریق بسترهایی که از طریق مدیران ارائه و نظارت می‌شوند، به‌طور مداوم با هم در ارتباط باشند. از راهکارهای مدیریتی موثر در این زمینه می‌توان به برگزاری جلسات کاری روزانه، هفتگی و ماهانه و استفاده از ابزارهای چت داخلی سیستم‌های مدیریت پروژه اشاره کرد. تمامی این موارد باعث گردش بهینه کار و در نتیجه افزایش بهره‌وری می‌شوند.

افزایش امنیت داده‌ها
یکی از وظابف اساسی مدیران، تامین امنیت داده‌های کسب‌وکار مانند داده‌های بخش تحقیقات، داده‌های مرتبط با اختراعات و نوآوری‌ها و نیز داده‌های مالی سازمان است. این مدل از تامین امنیت، یک نیاز سنتی شرکت‌ها و صنایع بزرگ در جهان است. با این حال امروزه امنیت داده‌های شخصی کارکنان و نیز مدیریت داده‌ها در فضای ابری برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر نیز موضوعی پراهمیت است که تاثیر مهمی بر آینده این کسب‌وکارها دارد. به‌همین‌دلیل مدیریت کارکنان در بخش شرکتی نیز امروزه بیشتر از قبل مورد توجه قرار گرفته است.
 
کاهش هزینه‌های بخش منابع انسانی
عوامل بسیار متنوعی در تعیین هزینه‌های شرکت‌ها در موضوع منابع انسانی تاثیر دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به هزینه‌های جابه‌جایی داخلی کارکنان در سازمان، هزینه‌های فرآیند استخدام، هزینه‌های تامین نیازهای کارکنان و ... اشاره کرد. مدیران این بخش‌ها می‌توانند با شناسایی فرآیندهای هزینه‌بر از راهکارهای مختلفی برای کاهش این هزینه‌ها استفاده کنند.
نکات کاربردی برای مدیریت موثر کارکنان
کارکنان از جمله سرمایه‌های اساسی سازمان‌ها هستند و مدیریت کارکنان رویکردی است که در آن از ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای حمایت از کارکنان با هدف دستیابی به اهداف کسب‌وکار استفاده می‌شود. اما برای موفقیت در این رویکرد مدیریتی چه کارهایی را باید انجام دهیم؟
 
در ادامه برخی از راهکارهای موثر را با هم مرور می‌کنیم:
•    دوران این‌که مدیران درهای دفتر خود را می‌بستند و جایگاهی دست نیافتنی برای کارکنان داشتند گذشته است. مدیران کسب‌وکارهای موفق امروز، به‌طور مداوم با سرپرستان و کارمندان بخش‌ها در ارتباط هستند. افزایش تعامل بین مدیران و کارکنان، علاوه‌بر افزایش هماهنگی و به‌روزرسانی اطلاعات، باعث ایجاد روحیه بیشتر در کارکنان می‌شود.
•    مدیریت موثر کارکنان بدون شناخت دقیق روحیه، مهارت‌ها و استعدادهای کارکنان و نیز عوامل موثر بر عملکرد کارکنان ممکن نیست. درک این موارد به مدیران کمک می‌کند که بدانند کدام افراد می‌توانند کاندیدای ترفیع شغلی یا تغییر پست در درون سازمان هستند .
•    مدیریت انگیزش کارکنان رویکردی مهم برای افزایش بهره‌وری نیروهای کاری است. مدیران موفق برای افزایش انگیزه کارکنان، از انواع روش‌های پاداش‌دهی به کارکنان استفاده می‌کنند. این پاداش‌ها می‌توانند از انواع پاداش‌های نقدی، تشکر زبانی، تشویق زبانی در گروه، ارائه کوپن‌های تخفیف برای باشگاه بدنسازی و موارد دیگر باشند.

از کدام ابزارها می‌توان برای مدیریت بهتر کارکنان استفاده کرد؟
مانند تمامی انواع رویکردهای مدیریتی، در بخش مدیریت کارکنان نیز می‌توان از نرم‌افزارهایی که برای مدیریت بهینه در این زمینه توسعه یافته‌اند استفاده کرد. این نرم‌افزارها بر اساس کاربردها و امکانات خود به گروه‌های مختلفی تقسیم می‌شوند که برخی از آن‌ها را با هم مرور می‌کنیم:
•    نرم‌افزارهای نظارت بر عملکرد: این ابزارها داده‌های عملکرد کارکنان را گردآوری کرده و به مدیران در قالب گزارش‌ها و نمودارها نشان می‌دهند
•    نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی: نرم‌افزارهای مشهوری در این گروه وجود دارند که داده‌های فرآیندهای مدیریت کارکنان را گردآوری می‌کنند و برخی فرآیندها را نیز خودکارسازی می‌کنند. فرآیندهای استخدام، تخصیص وظائف، مدیریت تسک‌ها و ... از این موارد هستند
•    نرم‌افزارهای ارتباطی: ارتباط بهینه بین کارکنان، نیاز به ارتباط حضوری و حتی ایمیلی بین کارکنان را کاهش می‌دهد و این افراد می‌توان از طریق متن، صدا ویدئو با یکدیگر و نیز با مدیران خود در ارتباط باشند
 
استفاده میزیتو برای مدیریت موثر کارکنان
میزیتو پلتفرمی برتر برای مدیریت پروژه و افزایش قابلیت همکاری در سازمان است. پلتفرم میزیتو دارای انبوهی از ابزارهای داخلی و امکانات است که می‌توان از آن‌ها برای مدیریت حرفه‌ای کارکنان در شرکت‌ها با هر مقیاس استفاده کرد. امکان گفتگو با همکاران، امکان به‌اشتراک‌گذاری فایل، آگاهی از روند پیشرفت کارها، امکان مانیتورینگ پروژه‌ها، امکان تعیین سطوح دسترسی برای کارکنان و از همه مهم‌تر امکان ایجاد بستری ایده‌آل برای دورکاری از مزایای میزیتو برای مدیریت منابع انسانی است. برای بهره‌مندی از این مزایا کافی است همین الان در سایت پلتفرم ما ثبت نام کنید.

سوالات متداول
آیا قابلیت به‌اشتراک‌گذاری فایل در نرم افزار مدیریت کارکنان وجود دارد؟
اهمیت ارسال و دریافت فایل‌ها از انواع پی دی اف، صوت، ویدئو، صورت جلسات، نقشه‌ها و ... در سازمان باعث شده است بهترین نرم‌افزارها در این زمینه دارای ابزار یا ابزارهایی با این قابلیت باشند.
آیا می‌توان از نرم‌افزار مدیریت پروژه به‌عنوان ابزاری برای مدیریت نیروهای کار استفاده کرد؟
بله، این نرم‌افزارها دارای طیف وسیعی از ابزارها هستند که برای مدیریت بهینه کارکنان نیز کارایی دارند.